İş Süreci Otomasyon Hizmeti

n8n ve Zapier ile sipariş, stok, CRM ve bildirim akışlarınızı bağlıyoruz. Tekrar eden işleri ekibinizin gündeminden çıkarıyoruz.

Toplantı Planlayın
Neler sunuyoruz

Otomasyon hakkında

Sabah panele giriyorsunuz ve önünüzde dünden kalan sipariş listesi duruyor. Listeyi dışa aktarıp kargo firmasının ekranına elle giriyorsunuz. Ardından stok tablosunu güncelliyor, müşterilere takip numarasını tek tek yazıyorsunuz. Öğleden sonra aynı listeyi bir de muhasebe için hazırlıyorsunuz. Tek başına küçük görünen bu adımlar toplandığında haftada bir kişinin tam mesaisini yutuyor.

Otomasyon çalışmasında amacımız bu tekrarları yazılıma devretmek. Kreyto olarak ikas, T-Soft ve WooCommerce üzerinde satış yapan markalar için n8n ve Zapier tabanlı iş akışları kuruyoruz. Sipariş düştüğü anda muhasebe kaydı açılıyor, stok düşümü ilgili depoya yansıyor, müşteriye WhatsApp bildirimi gidiyor, satış temsilcisinin CRM ekranında kart oluşuyor.

Kendi altyapımızı satmıyoruz. Akışı, hâlihazırda kullandığınız panellerin ve API'lerin üzerine kuruyoruz. Erişim izinleri sizin hesaplarınız üzerinden tanımlanıyor, veri kendi sisteminizde kalıyor. Ekibiniz yeni bir yazılım öğrenmek zorunda kalmıyor, alıştığı ekranda çalışmaya devam ediyor. Değişen tek şey, o ekranda daha az tuşa basmanız.

İşe süreç haritası çıkararak başlıyoruz. Hangi adım kaç dakika sürüyor, kim yapıyor, nerede hata çıkıyor sorularının yanıtını yazıya döküyoruz. Bu harita, otomasyonun hangi işte kaç dakika kazandıracağını sayı olarak gösteriyor. Sonra en çok zaman yiyen adımdan başlayıp sırayla otomatikleştiriyoruz. Her akışın bir sahibi ve bir hata bildirim kanalı oluyor.

Otomasyon tek seferlik bir kurulum işi değil. Kargo firması değişir, kampanya kuralı güncellenir, yeni pazaryeri açılır. Kurduğumuz akışları izliyoruz, kırılan adımı fark ettiğimiz gün düzeltiyoruz.

Neler sunuyoruz

Teknik

n8n ile İş Akışı Kurulumu

n8n kurulumunu kendi sunucunuzda ya da bulut planında yapıyoruz. Süreç haritasındaki adımları düğüm düğüm kuruyoruz. Webhook ile tetiklenen akışları ve zamanlanmış görevleri burada tanımlıyoruz, koşullu dallanmalarla istisna durumlarını ayırıyoruz. Örnek vermek gerekirse ikas panelinde sipariş durumu hazırlanıyor olarak değiştiğinde akış devreye giriyor, kargo firmasının API'sine istek atıyor, dönen takip numarasını sipariş kaydına yazıyor. Zapier tarafında hazır bağlayıcıların yettiği yerlerde daha hızlı ilerliyoruz. Her akışa hata yakalama adımı ekliyoruz. Bir istek başarısız olduğunda akış sessizce durmuyor, ilgili kişiye Slack ya da e-posta üzerinden uyarı düşüyor. Kurulum bittiğinde akış şemasını ve düğüm açıklamalarını yazılı olarak teslim ediyoruz.

  • Self hosted n8n kurulumu ve sürüm güncellemeleri
  • Webhook ile anlık tetikleme kurgusu
  • Hata yakalama adımı ve Slack uyarısı
  • Akış şeması ile düğüm dokümantasyonu

Operasyon

Sipariş ve Stok Otomasyonu

Sipariş akışı, ekibinizin gün içinde en çok elle dokunduğu alan. Trendyol'da ve kendi sitenizde düşen siparişleri tek havuzda topluyoruz. Kalem bazında stok düşümü ilgili depoya yansıyor, kritik seviyenin altına inen ürün için satın alma sorumlusuna bildirim gidiyor. İade onaylandığında stok geri yükleniyor. Kargo firmasının statü kodlarını okuyup teslim edilmeyen gönderileri ayrı bir listeye alıyoruz, böylece müşteri aramadan önce siz haberdar oluyorsunuz. Kargo firması seçimini sipariş tutarına göre yapan kural da tanımlanabiliyor. Ön sipariş ve tedarik bekleyen ürünler için ayrı kural yazıyoruz. Fiyat güncellemelerini merkezi bir tablodan alıp bağlı satış kanallarına dağıtan akış da bu başlığın altında kuruluyor.

  • Çoklu kanal sipariş havuzu
  • Kritik stok seviyesi bildirimi
  • İade sonrası stok geri yükleme
  • Kargo statü takibi ve gecikme listesi

Satış

CRM ve Müşteri Akışları

Formdan gelen talep e-posta kutusunda beklerse fırsat soğuyor. Web sitenizdeki iletişim formunu ve Meta lead formlarını CRM'e bağlıyoruz. HubSpot, Zoho ya da kullandığınız tablo tabanlı sistem fark etmiyor. Kayıt açıldığı anda kaynak bilgisi ile kampanya adı alanları doluyor, talep uygun temsilciye atanıyor. Yanıtlanmayan kayıt için süre sayacı çalışıyor, belirlediğiniz dakika aşıldığında yöneticiye uyarı gidiyor. Satış aşaması değiştiğinde müşteriye gidecek mesaj şablonu tetikleniyor. İş kapandığında teklif bilgisi muhasebe tarafına geçiyor. Temsilcinin kendi başına tuttuğu not defteri ortadan kalkıyor, veri tek yerde birikiyor. Eski kayıtları da temizliyoruz, tekrarlanan müşteri kartlarını birleştirip listeyi sadeleştiriyoruz.

  • Form ve lead verisinin CRM'e aktarımı
  • Temsilci atama kuralları
  • Yanıt süresi sayacı ve yönetici uyarısı
  • Tekrarlanan müşteri kaydı birleştirme

Destek

WhatsApp ve E-posta Bildirimleri

Müşteri bilgilendirmesi geciktiğinde destek hattınız doluyor. WhatsApp Business API üzerinden sipariş onayı ve kargo çıkışı mesajlarını otomatik gönderiyoruz. Şablonları Meta onayından geçirip değişken alanlarını akışa bağlıyoruz. Teslimat gecikirse müşteri sormadan bilgi mesajı gidiyor. Sepette kalan ürün için belirlediğiniz saat aralığında tek hatırlatma kurguluyoruz, art arda mesaj göndermiyoruz. Müşteri yanıt verdiğinde konuşma destek ekibinin ortak gelen kutusuna düşüyor. E-posta tarafında Klaviyo veya Mailchimp akışlarını sipariş verisiyle besliyoruz, ürün adı ile teslim tarihi mesajda doğru görünüyor. İç bildirimleri de kuruyoruz. Yüksek tutarlı sipariş düştüğünde ya da ödeme başarısız olduğunda ilgili ekibe anlık uyarı gidiyor.

  • WhatsApp Business API şablon onayı
  • Sipariş durumuna bağlı mesaj tetikleme
  • Sepette kalan ürün hatırlatması
  • Yüksek tutarlı sipariş için iç bildirim

Analiz

Raporlama ve Veri Aktarımı

Haftalık raporu elle hazırlıyorsanız bu iş yarım gününüzü alıyor. Reklam harcamalarını ve GA4 oturum verisini tek tabloda topluyoruz. Sipariş tarafından ciro ile iade oranı alanlarını ekliyoruz. Looker Studio panosu her sabah güncelleniyor, pazartesi sabahı özet e-posta olarak kutunuza düşüyor. Kanal bazında ROAS ve müşteri kazanım maliyeti hesabını akış içinde yapıyoruz, elle formül güncelleme ihtiyacı kalmıyor. Veriyi Google Sheets'te tutmak isterseniz oraya yazıyoruz, veritabanı tercih ederseniz PostgreSQL tarafına aktarıyoruz. Rapor kırıldığında sessiz kalmıyoruz. Beklenen satır sayısı gelmediğinde akış sizi uyarıyor, böylece rakama güvenerek karar veriyorsunuz. Yönetim ekranındaki grafikleri sade tutuyoruz, karar alacağınız iki metriği öne çıkarıyoruz.

  • Looker Studio panosu kurulumu
  • Pazartesi sabahı özet e-postası
  • ROAS ve müşteri kazanım maliyeti hesabı
  • Veri eksikliğinde otomatik uyarı

Entegrasyon

Pazaryeri ve Muhasebe Bağlantıları

Pazaryeri panelleri ile muhasebe programı arasında kalan boşluğu akışla kapatıyoruz. Trendyol'dan ve Hepsiburada'dan gelen siparişleri e-fatura sistemine aktarıyoruz, fatura numarası sipariş kaydına geri yazılıyor. Paraşüt, Logo ya da Mikro tarafında hangi arayüz varsa onun API'siyle çalışıyoruz. Komisyon ile kargo kesintilerini hesaba katan mutabakat tablosu her ay otomatik oluşuyor. Kurulum, muhasebe programınızı değiştirmenizi gerektirmiyor, mevcut lisansınızın üzerine biniyor. Ürün açılışlarında da aynı mantık geçerli. Merkezi ürün tablosuna eklenen kayıt, kanal kurallarına göre biçimlenip ilgili pazaryerine gönderiliyor. Görsel ile varyant alanlarındaki eksikleri akış önceden yakalıyor, hatalı liste açılmıyor. Kanal başına sipariş eşleşmesini gün sonunda kontrol eden ayrı bir akış çalışıyor.

  • Pazaryeri siparişlerinin e-fatura aktarımı
  • Aylık komisyon mutabakat tablosu
  • Merkezi ürün tablosundan kanal beslemesi
  • Gün sonu sipariş eşleşme kontrolü

Nasıl ilerliyoruz

  1. ADIM 01

    Süreç Haritası

    Ekibinizle birlikte oturup günlük akışı adım adım yazıyoruz. Her adımın süresini, sahibini ve hata çıkan noktasını not ediyoruz. Ortaya çıkan tabloda hangi işin otomatikleşince ne kazandıracağı görünür oluyor.

  2. ADIM 02

    Öncelik ve Kurgu

    En çok zaman yiyen adımdan başlıyoruz. Akışın mantığını şema üzerinde onayınıza sunuyoruz, sınır durumlarını burada konuşuyoruz. İade ile kısmi kargo gibi istisnalar kurguya baştan giriyor, sonradan yama yapmıyoruz.

  3. ADIM 03

    Kurulum ve Test

    Akışı önce test ortamında kuruyoruz, gerçek veriyle deneme çalıştırması yapıyoruz. Yanlış giden adımı düzeltip yeniden deniyoruz. Onayınızdan sonra canlıya alıyoruz ve ilk hafta her çalıştırmayı elle kontrol ediyoruz.

  4. ADIM 04

    İzleme ve Bakım

    Canlıya alınan akışların çalışma kayıtlarını izliyoruz. Kargo firması API değiştirdiğinde ya da pazaryeri kural güncellediğinde akışı aynı gün uyarlıyoruz. Aylık görüşmede yeni otomasyon adaylarını birlikte belirliyoruz.

Ne teslim ediyoruz

  • Mevcut süreçlerin adım adım çıkarıldığı iş akışı haritası
  • n8n veya Zapier üzerinde kurulmuş, dokümante edilmiş otomasyon akışları
  • Sipariş ve stok tarafı için hata bildirim kurgusu
  • Meta onayından geçmiş WhatsApp Business API mesaj şablonları
  • CRM alan eşleştirme dokümanı ve temsilci atama kuralları
  • Her sabah güncellenen Looker Studio raporlama panosu
  • Akışların çalışma kayıtlarını gösteren izleme ekranı
  • Ekibiniz için hazırlanmış kullanım videosu ve devir notu

Neyi takip ediyoruz

Elle işlem süresi
Sipariş başına harcanan dakikayı ölçüyoruz, kurulum öncesi ile sonrası farkı aylık raporda görünüyor.
Akış başarı oranı
Çalışan akışların kaç tanesinin hatasız tamamlandığını takip ediyoruz, düşen oranın nedenini aynı hafta çözüyoruz.
İlk yanıt süresi
Formdan gelen talebe dönüş dakikası CRM kayıtları üzerinden otomatik hesaplanıyor ve haftalık izleniyor.
Stok tutarsızlığı
Panel stoğu ile depo sayımı arasındaki fark kalemi, ay sonu mutabakatında sayı olarak raporlanıyor.

Sıkça Sorulanlar

Aradığınız soru burada değil mi? Bize yazın.

İletişime geçin →

Akış sayınız az ve bağlanacak araçlar Zapier kataloğunda varsa Zapier ile hızlı başlıyoruz. Aylık çalıştırma sayısı arttığında ya da özel API isteği gerektiğinde n8n daha ekonomik kalıyor. İkisini birlikte kullandığımız kurulumlar da oluyor. Kararı akış sayısı ile veri hacmine bakarak veriyoruz, tercihinizi rakamla açıklıyoruz.

Süreç haritası bir hafta içinde çıkıyor. İlk akış grubunu genelde ikinci haftanın sonunda canlıya alıyoruz. Sipariş, stok ve muhasebe tarafını içeren daha geniş bir kurulum altı ile sekiz hafta arasında tamamlanıyor. Pazaryeri erişimi ya da WhatsApp şablon onayı beklenen yerlerde takvim birkaç gün uzayabiliyor.

Hayır. Kreyto bir dijital pazarlama ajansı, altyapı satmıyoruz. ikas, T-Soft ya da kullandığınız muhasebe programının üzerinde çalışıyoruz. API veya web servis erişimi olan her sisteme bağlanabiliyoruz. Erişimi olmayan bir panel varsa dosya tabanlı aktarımla ilerliyoruz, alternatif yolu sizinle birlikte seçiyoruz.

Her akışta hata yakalama adımı var. İstek başarısız olduğunda akış üç kez yeniden deniyor, sonuç alınamazsa ilgili kişiye Slack ya da e-posta uyarısı düşüyor. Kayıt kaybolmuyor, bekleyen işler kuyrukta tutuluyor. Biz de izleme ekranından günlük kontrol yapıyor, nedenini bulup düzeltiyoruz.

Evet. WhatsApp Business API üzerinden gönderilen bilgilendirme mesajları için şablonların Meta onayından geçmesi gerekiyor. Başvuru metnini biz hazırlıyoruz, onay sürecini takip ediyoruz. Müşterinin iletişim izni olmadan pazarlama mesajı göndermiyoruz. Sipariş durumu bildirimleri işlem mesajı sayıldığı için ayrı kural setine tabi tutuluyor.

Ekip küçüldükçe tekrar eden işin ağırlığı artıyor. Beş kişilik bir ekipte günde kırk dakika süren sipariş girişi, ayda on beş saate karşılık geliyor. Tek akışla başlayıp kazanımı ölçebilirsiniz. İlk kurulumu dar tutuyoruz, sonuç netleştikten sonra ikinci akış grubuna geçiyoruz.

+90

Bize ulaşın

İletişim

Formu doldurun ya da doğrudan arayın, işletmenizi birlikte değerlendirelim.